ขั้นตอนมาตรฐานตั้งแต่แผนถึงตรวจรับ: TOR–ราคากลาง–ประกาศ e-GP–ทำสัญญา–ตรวจรับ–เผยแพร่ผล

การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐที่ดีต้อง “โปร่งใส ตรวจสอบได้ และคุ้มค่าเงินภาษี” หัวใจสำคัญคือการยึดกระบวนการมาตรฐานตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำให้ครบถ้วน มีร่องรอยเอกสาร (audit trail) และเปิดเผยข้อมูลต่อสาธารณะ บทความนี้สรุปขั้นตอนหลักแบบเข้าใจง่าย ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการเผยแพร่ผลหลังตรวจรับงาน

1) วางแผนพัสดุและกำหนดความต้องการ

ก่อนเริ่มทุกครั้ง หน่วยงานต้องมี แผนพัสดุ ที่สอดคล้องกับภารกิจและงบประมาณประจำปี ระบุรายการ วงเงิน แหล่งเงิน ช่วงเวลา และผู้รับผิดชอบ จากนั้นลงรายละเอียด “ความต้องการที่แท้จริง” (need analysis) โดยอ้างอิงข้อมูลการใช้งานย้อนหลัง มาตรฐานวิชาชีพ และผลลัพธ์ที่ต้องการ ไม่ใช่เพียงสเปกทางเทคนิค เพื่อหลีกเลี่ยงการล็อกสเปกและเปิดให้เกิดการแข่งขันอย่างเป็นธรรม

2) จัดทำ TOR/ขอบเขตงานที่โปร่งใส

TOR (Terms of Reference) หรือขอบเขตงานต้องชัดเจน วัดได้ และไม่ปิดกั้นการแข่งขัน ควรประกอบด้วย

• วัตถุประสงค์ ผลลัพธ์/ตัวชี้วัด (KPI) และมาตรฐานคุณภาพ

• ขอบเขตงาน รายการครุภัณฑ์/บริการ เงื่อนไขเทคนิคที่จำเป็นจริง

• เงื่อนไขบริการหลังการขาย การฝึกอบรม การรับประกัน และกำหนดส่งมอบ

• เกณฑ์การพิจารณา (ราคาอย่างเดียว / ราคา+เทคนิคแบบถ่วงน้ำหนัก) และเอกสารที่ผู้เสนอราคาต้องยื่น
  TOR ที่ดีควรเขียนแบบ “เชิงสมรรถนะ/เชิงผลลัพธ์” (performance-based) มากกว่ารายละเอียดปลีกย่อยที่ไม่จำเป็น

3) คำนวณราคากลางอย่างมีเหตุผล

ราคากลาง เป็นฐานอ้างอิงความคุ้มค่า ต้องคำนวณจากแหล่งข้อมูลน่าเชื่อถือ เช่น ราคาตลาด/ใบเสนอราคาหลายแหล่ง ราคามาตรฐานกลางของหน่วยงานรัฐ หรือฐานข้อมูลที่ประกาศไว้ พร้อมบันทึกวิธีคำนวณ สูตร ค่าปรับ/ค่าบริการ และเหตุผลประกอบอย่างละเอียด เอกสารราคากลางต้องลงชื่อผู้จัดทำ/ผู้เห็นชอบตามอำนาจ เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

4) เลือกวิธีจัดหาและเผยแพร่ประกาศผ่าน e-GP

เลือกวิธีจัดหาให้เหมาะกับลักษณะงาน วงเงิน และสภาพตลาด เช่น e-Bidding (วิธีหลักเปิดแข่งขันสูง) วิธีคัดเลือก (เมื่อเน้นคุณภาพ/เทคนิค) หรือ เฉพาะเจาะจง (กรณีจำเป็นจริง) จากนั้นเผยแพร่ ประกาศเชิญชวนและเอกสารประกวด ผ่านระบบ e-GP ให้ผู้ประกอบการเข้าถึงเท่าเทียม ระบุระยะเวลารับฟังคำถาม/ชี้แจง เงื่อนไขการยื่นเสนอราคา และกำหนดวัน-เวลาอย่างชัดเจน ทั้งนี้ควรเตรียมคำตอบ Q&A ไว้ล่วงหน้าและเผยแพร่ในระบบด้วย เพื่อป้องกันความเข้าใจคลาดเคลื่อน

5) ยื่นเสนอ–พิจารณา–อนุมัติผล

เมื่อถึงกำหนด ผู้ประกอบการยื่นข้อเสนอผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ คณะกรรมการจะดำเนินการดังนี้

1. ตรวจคุณสมบัติและความครบถ้วนของเอกสาร ตาม TOR และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

2. พิจารณาด้านเทคนิค (ถ้ามี) โดยใช้แบบฟอร์มให้คะแนน ลดอคติ และเก็บหลักฐานประกอบการพิจารณา

3. พิจารณาราคา/การเคาะราคาทางอิเล็กทรอนิกส์ เปรียบเทียบข้อเสนอที่ผ่านคุณสมบัติ

4. จัดทำรายงานผลและเสนออนุมัติ โดยผู้มีอำนาจตามวงเงิน
   เมื่ออนุมัติแล้ว ให้ประกาศผู้ชนะ/ผู้ได้รับคัดเลือกในระบบ e-GP พร้อมเหตุผลสรุป และเปิดช่องทางท้วงติง/อุทธรณ์ตามกติกา

6) ทำสัญญาและบริหารสัญญา

หลังประกาศผล ให้ทำ สัญญา/ข้อตกลงเป็นหนังสือ ที่ระบุรายละเอียดงาน ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลา ส่งมอบ หลักประกันสัญญา ค่าปรับ การเปลี่ยนแปลงงาน และการยกเลิกสัญญาอย่างชัดเจน จากนั้นเข้าสู่ช่วง บริหารสัญญา ได้แก่

• แต่งตั้งผู้ควบคุมงาน/คณะทำงานกำกับสัญญา

• วางแผนส่งมอบเป็นงวดงานและตรวจสถานะความเสี่ยง

• บันทึกการประชุม ชี้แจงเปลี่ยนแปลง (ถ้ามี) และการต่อ/ขยายเวลาอย่างมีเหตุผล

• ติดตาม KPI คุณภาพและบริการหลังการขายให้เป็นไปตาม TOR

7) ตรวจรับพัสดุ/งานจ้างอย่างเป็นระบบ

การตรวจรับเป็นจุดชี้ขาดคุณภาพและความคุ้มค่า ต้องแต่งตั้ง คณะกรรมการตรวจรับ ที่มีความรู้ในงาน ตรวจสอบดังนี้

• ปริมาณ/คุณภาพ ตรงตาม TOR และแบบ/มาตรฐาน

• การทดสอบ/ทดลองใช้งาน เอกสารคู่มือ ใบรับประกัน การอบรมผู้ใช้

• เอกสารประกอบการเบิกจ่าย เช่น ใบส่งมอบ ใบลงเวลางาน รายงานผลทดสอบ
  หากพบไม่ตรงเงื่อนไข ต้องแจ้งแก้ไข/เปลี่ยนสินค้า หรือใช้มาตรการค่าปรับตามสัญญา เมื่อครบถ้วนแล้ว จึงออก รายงานผลตรวจรับ และดำเนินการเบิกจ่ายตามขั้นตอนการเงินการคลัง

8) เผยแพร่ผลและจัดเก็บเอกสาร

หลังตรวจรับ ควร เผยแพร่ผลการจัดซื้อจัดจ้าง บนระบบ e-GP ให้ประชาชนตรวจสอบได้ เช่น สัญญาที่ทำ รายการส่งมอบ งบประมาณที่ใช้ และผลการตรวจรับ พร้อมทั้งจัดเก็บเอกสารทุกฉบับตามกำหนดระยะเวลา เพื่อรองรับการตรวจสอบของหน่วยตรวจภายใน/สตง. การมีข้อมูลครบถ้วนช่วยยกระดับความเชื่อมั่นของสาธารณะ และเป็นฐานความรู้สำหรับการจัดซื้อครั้งต่อไป

เคล็ดลับความสำเร็จ

• เขียน TOR แบบไม่ล็อกสเปก เน้นผลลัพธ์และ KPI

• ราคากลางต้องมีที่มา ตรวจสอบได้ และอัปเดตล่าสุด

• ใช้ e-GP อย่างเต็มรูปแบบ: ประกาศ เอกสาร Q&A เปิดผล และสัญญา

• สื่อสารกับผู้ค้าอย่างเป็นธรรมและโปร่งใส

• เก็บหลักฐานทุกขั้นตอน ลดความเสี่ยงทางกฎหมายและจริยธรรม

สรุป: กระบวนการมาตรฐานตั้งแต่แผน–TOR–ราคากลาง–ประกาศ e-GP–ทำสัญญา–ตรวจรับ–เผยแพร่ผล คือโครงกระดูกของธรรมาภิบาลด้านพัสดุรัฐ เมื่อยึดตามนี้ หน่วยงานจะได้งานที่มีคุณภาพ ราคาคุ้มค่า และตรวจสอบได้อย่างแท้จริง