โปร่งใส ตรวจสอบได้ ป้องกันผลประโยชน์ทับซ้อน: บทบาทคณะกรรมการ เอกสารจำเป็น และแนวทาง Audit

การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐที่ “โปร่งใส ตรวจสอบได้” ต้องตั้งอยู่บนหลักธรรมาภิบาล 3 มิติสำคัญ คือ โครงสร้างคณะกรรมการที่เหมาะสม, เอกสาร/หลักฐานครบถ้วนเป็นร่องรอย (audit trail) และ ระบบตรวจสอบที่เป็นอิสระและใช้ความเสี่ยงเป็นฐาน หากทั้งสามมิติทำงานร่วมกันได้ดี จะลดโอกาสทุจริต ลดความเสี่ยงข้อร้องเรียน และทำให้เม็ดเงินภาษีถูกใช้คุ้มค่า

1) บทบาทคณะกรรมการ: แยกหน้าที่ ชัดเจน ไม่ซ้อนทับ

เพื่อป้องกันความขัดกันแห่งผลประโยชน์ (Conflict of Interest: COI) ควร แยกคน แยกบทบาท และกำหนดคุณสมบัติ/อำนาจหน้าที่ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

• คณะกรรมการกำหนดคุณลักษณะ/ราคากลาง (TOR & Costing)
  กำหนดความต้องการเชิงผลลัพธ์ (performance-based) ให้เปิดกว้างแข่งขันได้ ห้ามอ้างอิงยี่ห้อเฉพาะ ยกเว้นมีเหตุผลทางเทคนิคจริง พร้อมจัดทำราคากลางจากข้อมูลที่ตรวจสอบได้

• คณะกรรมการพิจารณาผล
  วินิจฉัยคุณสมบัติผู้ยื่นเสนอ พิจารณาเทคนิค/ราคา ตามเกณฑ์ที่ประกาศไว้ล่วงหน้า ใช้แบบฟอร์มให้คะแนนรายบุคคลและรายคณะ เก็บหลักฐานประกอบทุกข้อวินิจฉัย

• คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ/งานจ้าง
  ตรวจปริมาณ คุณภาพ การทดสอบ และเอกสารประกอบการส่งมอบ ให้เป็นไปตาม TOR/สัญญา แยกอิสระจากผู้ร่าง TOR และผู้พิจารณาผล

• ผู้อนุมัติ/ผู้มีอำนาจตามวงเงิน
  พิจารณาผลโดยดูจากรายงานและหลักฐาน ไม่เข้าไปมีบทบาทในขั้นประเมิน

• เลขานุการคณะกรรมการ
  จัดทำระเบียบวาระ เก็บเอกสาร เวิร์กโฟลว์ใน e-GP ประสานถาม-ตอบ และดูแลการเปิดเผยข้อมูล

ทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องต้องลงนาม แบบแสดงความบริสุทธิ์ใจและไม่มี COI ก่อนเริ่มหน้าที่ และ เว้นวรรค หากมีความสัมพันธ์กับผู้ขาย (คู่สมรส ญาติ หุ้นส่วน ผู้บังคับบัญชา/ผู้ใต้บังคับบัญชา ฯลฯ)

2) เอกสารจำเป็น: ทำให้ครบตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ

เอกสารที่ดีคือ “เกราะกำบัง” ของหน่วยงาน ทั้งต่อการตรวจสอบภายใน สตง. และสาธารณะ ควรจัดเก็บเป็นระบบ (กระดาษ/ดิจิทัล) และเชื่อมกับ e-GP

• ก่อนประกาศ: บันทึกความจำเป็นและวิเคราะห์ความต้องการ, TOR/ขอบเขตงาน, ราคากลางพร้อมที่มา, คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ, แบบแสดงไร้ COI, แผนพัสดุ/งบประมาณ

• ระหว่างประกาศและคัดเลือก: หนังสือเชิญ/ประกาศ e-GP, คำถาม-คำตอบ (Q&A) ที่เผยแพร่เท่าเทียม, บันทึกเปิดซอง/ผลประเมินรายข้อ/รายคะแนน, บันทึกชี้แจง/ท้วงติง

• หลังประกาศผล: รายงานผลพิจารณา, คำสั่งอนุมัติ, สัญญาและหลักประกัน, แผนบริหารสัญญา (milestone/KPI), รายงานประชุมติดตาม

• ตรวจรับและปิดโครงการ: ใบส่งมอบ/ผลทดสอบ/คู่มือ/อบรม, รายงานตรวจรับ, ใบแจ้งหนี้/เอกสารเบิกจ่าย, รายงานสรุปผลและบทเรียน, หลักฐานเผยแพร่ผลบน e-GP
  กำหนด ระยะเวลาเก็บรักษา ตามกฎหมายการเงินการคลัง/จดหมายเวียน และทำ ดัชนีเอกสาร เพื่อค้นคืนง่าย

3) แนวทาง Audit: ใช้ความเสี่ยงเป็นฐานและติดตามเชิงรุก

การตรวจสอบที่มีประสิทธิผลควรครอบคลุม 3 ชั้น (Three Lines of Defense)

1. ผู้ปฏิบัติงาน/เจ้าของกระบวนการ – ควบคุมภายในขั้นปฏิบัติ เช่น checklists, dual control, maker-checker

2. หน่วยตรวจสอบภายใน – ตรวจแบบ Risk-Based Audit ให้ความสำคัญกับโครงการวงเงินสูง สเปกเฉพาะ หรือผู้ขายรายเดิมซ้ำ ๆ ตรวจทั้ง ก่อน-ระหว่าง-หลัง โครงการ (pre-/concurrent-/post-audit) พร้อมติดตามข้อเสนอแนะจนปิดประเด็น

3. หน่วยตรวจภายนอก (สตง./ผู้ตรวจอิสระ) – ทวนสอบความถูกต้องตามกฎหมายและความคุ้มค่า

เทคนิคและดัชนีที่ควรใช้

• Red Flags/สัญญาณเตือน: TOR อ้างอิงยี่ห้อเฉพาะโดยไม่ชี้แจง, ผู้ขายรายเดิมชนะติดกันบ่อย, ราคาชนะใกล้เคียงราคากลางผิดปกติ, เปลี่ยนสัญญาบ่อย, ขยายเวลาซ้ำซ้อน

• Data Analytics: เปรียบเทียบราคาตลาด, ตรวจรูปแบบการเสนอราคา, วิเคราะห์เครือข่ายผู้ขาย

• KPI ความโปร่งใส: อัตราการแข่งขัน (จำนวนผู้ยื่น), ระยะเวลาแต่ละขั้นตอน, สัดส่วนประกาศ/ผลที่เผยแพร่ตรงเวลา, อัตราปรับปรุงตามข้อเสนอแนะ Audit

4) มาตรการป้องกันผลประโยชน์ทับซ้อนเชิงระบบ

• ประกาศนโยบาย COI ของหน่วยงาน และสื่อสารประจำปี พร้อม อบรมภาคบังคับ ให้คณะกรรมการทุกชุด

• ใช้ แบบเปิดเผยความสัมพันธ์ (Disclosure) ก่อนเริ่มงานทุกครั้ง และให้ ประชาชนเข้าถึง บางส่วนผ่านเว็บไซต์/e-GP

• สร้าง ช่องทางร้องเรียน/แจ้งเบาะแส (Whistleblowing) ที่ปกป้องผู้ร้องเรียน มี SLA การตอบกลับ และเผยแพร่สถิติการดำเนินการ

• แยกหน้าที่สำคัญ (segregation of duties) เช่น ผู้ร่าง TOR ไม่ประเมินผล, ผู้ควบคุมงานไม่ตรวจรับคนเดียว

• ใช้ e-GP/e-Document เพื่อลดการติดต่อแบบพบปะ ลดอิทธิพลแทรกแซง และเก็บ Log อัตโนมัติ

5) การเปิดเผยข้อมูลเชิงรุก

หัวใจของความโปร่งใสคือ Open by Default: เผยแพร่แผนพัสดุ, TOR, ราคากลาง (ตามกฎหมายกำหนด), ประกาศเชิญชวน, ผลพิจารณา, สัญญา, รายงานตรวจรับ และสรุปการเบิกจ่าย บน e-GP/เว็บไซต์หน่วยงานในรูปแบบที่ค้นหาได้ (machine-readable) จะช่วยให้ภาคประชาชน สื่อ และผู้ตรวจสอบร่วมกันเฝ้าระวังได้อย่างมีพลัง

สรุป

เมื่อหน่วยงาน แยกบทบาทคณะกรรมการอย่างชัดเจน, มีเอกสารครบเป็นร่องรอย, และ วางระบบตรวจสอบเชิงรุกตามความเสี่ยง จะทำให้การจัดซื้อจัดจ้างโปร่งใส ตรวจสอบได้ และลดโอกาสเกิดผลประโยชน์ทับซ้อนอย่างเป็นรูปธรรม สุดท้ายคือการเปิดเผยข้อมูลต่อสาธารณะและยอมรับการตรวจสอบ—นี่คือเกณฑ์ทองของธรรมาภิบาลพัสดุที่ยั่งยืนครับ/ค่ะ